gfhs logotype c

header studiefinansiering

Arkiv- och sekretessregler

Arkivregler

På Gotlands folkhögskola gäller följande rutiner för arkivering av handlingar som rör studerande.

-          Ansökningshandlingar, långa kurser

För studerande som genomgått kursen arkiveras ansökan inkl bilagor för all framtid.

Ansökningshandlingar från personer som inte antagits eller tackat nej sparas i två år och därefter förstörs handlingen.

Inga ansökningshandlingar skickas tillbaka.

-          Anmälan till sommarkurser och övriga korta kurser

Dessa anmälningsblanketter sparas i 3 år och förstörs därefter.

-          Intyg

Kopior på givna intyg på långa kurser arkiveras för all framtid. Däremot sparas inte intyg som givits vid t ex sommarkurser och andra korta kurser.

Sekretessregler

Gotlands folkhögskola är en del av Gotlands kommun vilket innebär att skolan lyder under offentlighetsprincipen. Alla handlingar som inkommer till folkhögskolan eller upprättas av folkhögskolan är allmänna handlingar om de inte är belagda med sekretess (hemliga).

En särskild lag anger vad som kan beläggas med sekretess och det är Gotlands folkhögskola som avgör vad som kan sekretessbeläggas.

Skolan har tydliga rutiner kring hantering av skyddade uppgifter, t ex studerande med skyddad identitet, för att säkerställa att uppgifter inte kommer ut till obehöriga.

Alla handlingar från studerande vars uppgifter av någon anledning behöver sekretessbeläggas förvaras i ett låst kassaskåp som bara ett fåtal av skolans personal har tillgång till.

Languages